Tietosuojaseloste

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri

Rekisterin pitäjä
Paperiliitto r.y, (0201825-5)
PL 326, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 0102897700

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@paperiliitto.fi

Rekisteröidyt

Paperiliitto r.y. tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n uuden tietosuoja-asetuksen (GDPR, voimassa 25.5.2018 lähtien; aiemmin Suomen henkilötietolaki 523/1999) mukaisesti.
Rekisterissämme käsitellään Paperiliitto r.y:n ammattiosastojen jäsenten tietoja.
Paperiliitto ylläpitää sääntöjen mukaan ammattiosastojensa puolesta jäsenrekisteriä heidän jäsenistään, joita kutsutaan myös liiton jäseniksi.
Liitolle ja sitä kautta myös ammattiosastoille on tärkeää, että jäsenet itse päivittävät omia tietojaan muun muassa sähköisen asioinnin kautta (eAsiointi), joka löytyy liiton verkkosivuilta www.paperiliitto.fi.

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsensuhteiden hoitaminen ja jäsenmaksujen periminen.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
1. Yhdistysoikeudelliseen lainsäädäntöön
2. Jäsensopimukseen
3. Rekisterinpitäjän oikeudelliseen etuun
4. Suostumukseen.
Tietoja käytetään Paperiliiton ja sen rekisteröityjen ammattiosastojen toimesta jäsenasioiden hoitamiseen, jäsenmaksuseurantaan, liiton ja ammattiosastojen tapahtumista, koulutuksista ja jäseneduista tiedottamiseen.
Paperiliitto ja Paperityöväen työttömyyskassa hallinnoivat yhdessä jäsenten tietoja silloin, kun jäsen on sekä Paperiliiton ammattiosaston että Paperityöväen työttömyyskassan jäsen. Paperiliitolla tai sen ammattiosastoilla ei ole pääsyä Paperityöväen työttömyyskassan etuuksia koskeviin tietoihin.

Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään Paperiliitto r.y.:n ammattiosastojen jäsenten henkilö-, yhteys-, työsuhde-, jäsenmaksu- ja luottamushenkilötietoja sekä suostumusten perusteella suoramarkkinointitietoja ja koulutustietoja. Tietyissä tilanteissa rekisteröidään taloudellisia tietoja lain perusteella.
Näitä tietoja ovat:

Lakiin, sopimukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvat tiedot

• Täydellinen nimi
• Kotipaikka
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Henkilötunnus
• Sähköpostiosoite
• Kansalaisuus
• Postituskieli ja äidinkieli
• Sukupuoli
• Jäsennumero
• Jäsenyystieto
• Ammattiosastotieto
• Jäsenen työnantaja- ja toimipaikkatiedot
• Sopimusala
• Vaalipiiri
• Jäsenmaksutiedot
• Ammattinimike
• Jäsenmaksuvapautuksiin liittyvät tiedot
• Pankkitilinumero
• Liiton palveluiden markkinointi
• Luottamushenkilötiedot
• Avustusten ja kulujen maksutiedot
• Palkkiotiedot
• Käsittelijöiden tekemät jäsenen yhteydenottoihin liittyvät muistiinpanot
• Kurssitiedot
• Äänioikeudenkäyttö ja ehdokkuus liittovaaleissa

Suostumukseen perustuvat tiedot

• Liiton yhteistyökumppaneiden markkinointi

Jäsenyyssuhdetta ei voida synnyttää, mikäli lain tai sopimuksen mukaisia tietoja ei ole luovutettu.

Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan jäseneltä itseltään ja jäsenmaksujen osalta joko jäseneltä itseltään (itsemaksava jäsen) tai työnantajalta (työnantajaperinnässä oleva jäsen). Tietoja saadaan myös viranomaisilta, vakuutusyhtiöltä, työttömyyskassalta ja muilta ammattiliitoilta (jäsenyyden siirto).
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös osoite- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä, esimerkiksi Väestörekisterikeskus ja Posti Oyj.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään ehdottoman luottamuksellisena. Henkilötiedot on tallennettu käyttämiimme järjestelmiin ja tietokantoihin, johon on pääsy vain liiton henkilökuntaan kuuluvilla henkilöillä, joille on annettu henkilökohtaiset käyttöoikeudet. Kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä ja käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Kannettavat tietokoneet ja tallennusmediat on salattu.
Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Henkilötietokantojen teknisen toteuttamisen johdosta tiedot sijaitsevat liiton omilla ja ulkopuolisten kumppaneiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat omissa / kumppaneidemme / palveluntuottajien tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi siihen oikeutetut ja vaitioloon sitoutuneet henkilöt.
Manuaalisissa rekistereissä olevat tiedot säilytetään suljetuissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy tietoja työssään tarvitsevilla henkilöillä. Työhuoneissa säilytettävät aineistot ovat lukituissa kaapeissa ja laatikostoissa.
Paperiliitto r.y. voi käyttää alihankkijoina (käsittelijöinä) yrityksiä joiden kanssa on solmittu tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaiset kirjalliset sopimukset .

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille pois lukien lakisääteiset ilmoitukset työttömyyskassalle, viranomaisille ja vakuutusyhtiöille sekä jäsenyyteen kuuluvien oikeuksien vuoksi tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän yhteistyökumppanille tietosuojalainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen vaatimusten mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan siirtää muualle, kun rekisterin palveluntarjoaja vaihdetaan uuteen järjestelmän ylläpitäjään. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika
Lainsäädäntö asettaa tiedoille eri säilytysaikoja. Säilytysajat näiden osalta perustuvat lakiin.
Sopimukseen perustuvat tiedot säilytetään sopimuksen voimassaoloajan sekä sen päättymisestä 10 vuotta. (Peruste sopimusvastuut).
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään suostumuksen peruuttamiseen saakka.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Paperiliitto r.y:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat liiton käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Paperiliitto r.y:n oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Liitto käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Paperiliitto r.y. voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Paperiliitto r.y. voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Rekisteröity voi esittää edellä mainitun pyynnön kerran vuodessa ilman erillistä korvausta.
Sähköisen asioinnin kautta jäsen voi tarkastella omia jäsentietojaan.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu) taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@paperiliitto.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Tietosuojavastaava, Paperiliitto ry, PL 326, 00531 Helsinki, 0102 897700.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.6.2018.

Ammattiosastot